Wer im Unternehmen viele Rechnungen, Belege, E-Mails und andere Dokumente verwalten muss, kann mit einer digitalen Dokumentenablage Zeit sparen. Dokarchiv Cloud richtet sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen und bündelt wichtige Unterlagen in einer durchsuchbaren Dokumentenzentrale.
Dokumente können unter anderem per Upload, Scan, App, E-Mail oder Schnittstelle erfasst werden. Anschließend lassen sie sich ordnen, durchsuchen, freigeben und bei Bedarf wieder teilen.
Wer vor dem Start nach einem Dokarchiv Cloud Gutschein sucht, sollte außerdem die aktuellen Preise und verfügbaren Zusatzleistungen vergleichen.
Digitale Dokumentenverwaltung für Unternehmen
Die Anwendung ist darauf ausgelegt, unterschiedliche Dokumente zentral zu verwalten. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Belege, Verträge, Angebote, Lieferscheine und geschäftliche E-Mails.
Statt Unterlagen in verschiedenen Ordnern, Postfächern und lokalen Speicherorten zu suchen, können Dokumente über die Volltextsuche und verschiedene Filter wiedergefunden werden. Auch OCR-Volltexterkennung gehört zu den genannten Funktionen.
Das kann besonders für kleinere Teams interessant sein, die ihre bisherigen Abläufe digitaler und übersichtlicher gestalten möchten.
Für kleine und mittlere Unternehmen
Dokarchiv Cloud ist laut Anbieter speziell für Unternehmen mit etwa einem bis zwanzig Mitarbeitern konzipiert. Das Preismodell und der Funktionsumfang richten sich entsprechend an kleinere Teams.
Dabei soll die Einführung möglichst unkompliziert bleiben. Dokumente können über verschiedene Wege in das Archiv gelangen, sodass Unternehmen vorhandene Arbeitsabläufe schrittweise ergänzen können.
Dokumente schnell erfassen
Für die Erfassung stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Dazu gehören Upload, Web-Scan, mobile App, Scanner, E-Mail und verschiedene Schnittstellen.
Auch unterwegs können Dokumente über die mobile Ansicht beziehungsweise App erfasst werden. Belege lassen sich beispielsweise aus anderen Apps über die Teilen-Funktion an das Archiv übergeben.
Dadurch können Belege direkt digital abgelegt werden, anstatt sie später mühsam zusammenzusuchen.
E-Rechnungen und Faktura
Ein weiterer Bereich ist die Verarbeitung von E-Rechnungen. XRechnung und ZUGFeRD können empfangen, angezeigt und archiviert werden. Außerdem bietet das System eine Faktura-Funktion zum Erstellen von Rechnungen.
Erstellte Rechnungen können archiviert und für nachfolgende Prozesse bereitgestellt werden. Das kann für kleinere Unternehmen interessant sein, die Rechnungsstellung und Dokumentenarchivierung miteinander verbinden möchten.
E-Mail-Archivierung
Geschäftliche E-Mails und Anhänge können ebenfalls in die Dokumentenverwaltung integriert werden. Unterstützt werden unter anderem Microsoft 365 und Outlook. Dafür stehen laut Anbieter beispielsweise ein Outlook-Add-in und eine Mailweiterleitung zur Verfügung.
So können wichtige Nachrichten zusammen mit den dazugehörigen Dokumenten und Vorgängen abgelegt werden.
Dokarchiv Cloud Gutschein zum Sparen
Vor einer Bestellung lohnt sich ein Blick nach einem aktuellen Dokarchiv Cloud Gutscheincode. Einen konkreten dauerhaft gültigen Rabattbetrag konnte ich auf den aktuell öffentlich zugänglichen Seiten jedoch nicht zuverlässig bestätigen.
Deshalb sollte man bei einem Gutscheincode immer prüfen, ob er aktuell gültig ist und für welches Produkt oder welche Lizenz er gilt.
Neben einem möglichen Gutschein ist vor allem der reguläre Preis interessant, da die Grundlizenz bereits verschiedene Funktionen und Speicher beinhaltet.
Klare Preise für die Grundlizenz
Die aktuelle Preisinformation weist eine Benutzerlizenz mit 25 € netto pro Benutzer und Monat aus. Darin sind unter anderem 20 GB Speicher, Dokumentenerfassung, Volltextsuche, Freigabeprozesse, Wiedervorlagen und verschiedene Import- und Exportmöglichkeiten enthalten.
Auch die E-Mail-Archivierung über das Outlook-Add-in und weitere Schnittstellen werden als Bestandteil der Grundlizenz aufgeführt.
Die Preise verstehen sich laut Anbieter netto zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
20 GB Speicher pro Benutzer
Pro Benutzerlizenz sind 20 GB Speicher enthalten. Damit können Unternehmen Dokumente und Belege zentral im System ablegen, ohne für die Grundlizenz zunächst zusätzlichen Speicher buchen zu müssen.
Für größere Teams oder umfangreichere Anforderungen können zusätzliche Vereinbarungen beziehungsweise weitere Leistungen relevant sein.
Revisionssichere Dokumentenablage
Ein Schwerpunkt des Systems liegt auf der revisionssicheren Speicherung von Dokumenten. Der Anbieter beschreibt die Lösung außerdem als für die Anforderungen rund um E-Rechnung und GoBD ausgelegt.
Für Unternehmen, die ihre Dokumentenablage digitalisieren möchten, kann dies ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl einer passenden Lösung sein.
DATEV-Schnittstellen
Für Unternehmen und Steuerkanzleien können auch die vorhandenen DATEV-Schnittstellen interessant sein. In der aktuellen Preisinformation werden Schnittstellen zu DATEV Unternehmen online und DATEV Meine Steuern aufgeführt.
Dadurch können bestimmte Dokumente und Informationen für die weitere Bearbeitung beziehungsweise Zusammenarbeit mit der Buchhaltung oder Steuerkanzlei bereitgestellt werden.
Mobile Dokumentenverwaltung
Die mobile Nutzung ermöglicht es, Dokumente auch außerhalb des klassischen Büroarbeitsplatzes zu erfassen und wiederzufinden.
Belege können beispielsweise direkt vom Smartphone aus hochgeladen oder aus anderen Anwendungen an das Archiv übergeben werden. Anschließend können sie kategorisiert und einem passenden Vorgang zugeordnet werden.
Das kann besonders für Mitarbeiter interessant sein, die regelmäßig unterwegs Belege erfassen müssen.
Zusatzleistungen
Neben der Grundlizenz stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung. Dazu gehören unter anderem Dokarchiv Faktura und der Cloud Importer.
Der Cloud Importer kann beispielsweise einen Onlinespeicher wie Dropbox mit dem System verbinden. Laut Registrierungsseite kostet diese Zusatzleistung aktuell 1,20 € pro Monat.
Da Zusatzleistungen separat abgerechnet werden können, sollte vor der Bestellung geprüft werden, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden.
Vertragslaufzeit
Auch die Vertragsbedingungen können bei der Entscheidung eine Rolle spielen. Laut FAQ beträgt die Vertragslaufzeit einen Monat und der Vertrag ist anschließend monatlich kündbar.
Damit eignet sich das Modell auch für Unternehmen, die keine langfristige Vertragsbindung eingehen möchten.
So lässt sich bei Dokarchiv Cloud sparen
Wer bei Dokarchiv Cloud sparen möchte, sollte zunächst prüfen, ob ein gültiger Gutscheincode verfügbar ist. Zusätzlich lohnt sich ein Vergleich zwischen der Grundlizenz und den optionalen Zusatzleistungen.
Da die Grundlizenz bereits zahlreiche Funktionen und 20 GB Speicher pro Benutzer enthält, sollte vor dem Hinzubuchen weiterer Module geprüft werden, welche Funktionen tatsächlich gebraucht werden.
Häufig gestellte Fragen
Gibt es einen Dokarchiv Cloud Gutschein?
Ein Dokarchiv Cloud Gutschein kann abhängig von einer aktuellen Aktion verfügbar sein. Einen konkreten dauerhaft gültigen Rabattbetrag konnte ich aktuell nicht bestätigen.
Gibt es einen Dokarchiv Cloud Gutscheincode?
Ein Dokarchiv Cloud Gutscheincode sollte vor der Verwendung auf Gültigkeit und Bedingungen geprüft werden. Einen dauerhaft gültigen allgemeinen Code konnte ich nicht zuverlässig bestätigen.
Was kostet Dokarchiv Cloud?
Die aktuelle Preisinformation nennt 25 € netto pro Benutzer und Monat. Darin sind unter anderem 20 GB Speicher und zahlreiche Grundfunktionen enthalten.
Für wen ist die Lösung geeignet?
Laut Anbieter richtet sich das System insbesondere an kleine und mittlere Unternehmen mit etwa einem bis zwanzig Mitarbeitern.
Gibt es eine mobile App?
Ja. Dokumente können auch mobil erfasst, hochgeladen, gesucht und weitergegeben werden.
Können E-Mails archiviert werden?
Ja. Die Lösung unterstützt unter anderem Microsoft 365 und Outlook sowie verschiedene Möglichkeiten zur E-Mail-Archivierung.
Können E-Rechnungen verarbeitet werden?
Ja. XRechnung und ZUGFeRD werden laut Produktinformationen unterstützt. Außerdem gibt es Funktionen für Faktura und Rechnungsstellung.
Gibt es DATEV-Schnittstellen?
Ja. In der aktuellen Preisinformation werden Schnittstellen zu DATEV Unternehmen online und DATEV Meine Steuern genannt.
Wie viel Speicher ist enthalten?
Pro Benutzerlizenz sind 20 GB Speicher enthalten.
Ist der Vertrag monatlich kündbar?
Laut FAQ beträgt die Vertragslaufzeit einen Monat und ist anschließend monatlich kündbar.
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